Sündmuste korraldamine on aeganõudev protsess, millega tasub alustada vastavalt sündmuse iseloomule kuni aasta enne planeeritavat toimumisaega. sündmuste eduka toimimise tagab põhjalik planeerimine ja oskuslik korraldus. sündmuse planeerimise käigus tuleb välja selgitada selle eesmärk, iseloom ja mastaap. Seejärel saab tegeleda tehnilise korraldusega.

Sündmuse sündmuse planeerimine

Selleks, et saabuvad sündmused edukalt õnnestuks, on vajalik eelnev planeerimine. Planeerimise käigus leitakse vastused üldistele küsimustele, mis panevad paika sündmuse kontseptsiooni:

Miks sündmus korraldatakse? sündmuse eesmärk aitab paika panna sündmuse formaadi.
Kellele sündmus suunatud on? Sihtrühma määratlemine on oluline nii külaliste arvu planeerimisel kui programmi väljatöötamisel.
Millal ja kus sündmus toimub? sündmuse kuupäeva määrates tasub arvestada ega sündmus ei kattu mõne teise olulise sündmusega, mis on suunatud samale sihtrühmale.
Mis on eelarve? Esialgne hinnang kulutustele aitab määrata sündmuse mastaapi, sponsorite vajaduse, osalustasu jms.

Sündmuse korraldamine

Kui sündmuse formaat ja mastaap on paigas saab tegeleda sündmuse tehnilise ettevalmistusega:

Programm ja esinejad. Programmi koostamisel on võtmeelemendiks sündmuse eesmärk. Programm peab vastama sündmuse formaadile ja külaliste ootusele. Kui tegu on avaliku sündmusega, tasub mõelda, kes on need esinejad, kes on vastavas sihtrühmas hetkel populaarsed.
Ruumide ja/või väliala rent. Asukoha valikul tasub arvestada nii sündmuse formaadi, külaliste ja osalejate arvu, asukoha, kui ruumide iseloomuga. Kas valitud asukoht vastab sündmuse nõuetele, näiteks lastetoa või VIP ruumi olemasolu? Kas asukoht on privaatne ja võimaldab sündmuse formaadiks vajalikke tehnilisi lahendusi? Välisündmuse korral tuleb arvestada ka varju võimalusega vihmase ilma korral.
Koostööpartnerid. sündmuse edukaks toimumiseks on vajalik tehnika, toitlustus, turvateenus, piletimüük, koristus jm teenused. Sageli osutavad mitmeid lisateenuseid ka sündmuste asukohad. Kuidas korraldada transport sündmusele? Kas iga külaline tuleb oma transpordiga või organiseerida ühissõiduk? Kui tegu on suurema sündmusega, siis on tarvis ka liikluskorralduse organiseerimine. Aegsasti ja põhjalikult planeeritud sündmus jätab ebaõnnestumisele vähe võimalust. * Artikkel kuulub Lauluväljakule, kaitstud autoriõigusega ning selle levitamine ja paljundamine, välja arvatud isiklikuks kasutamiseks, keelatud. Lubatud on blogi artikli kasutamine õppetöös ja raamatukogudes. Blogi artikli tsiteerimine on lubatud koos viitega allikale. http://lauluvaljak.ee/blogi/urituse-korraldamise-abc/