Hubane atmosfäär ja maitsvad söögid on õnnestunud sündmuse olulised osad. Kui osalejad tunnevad ennast mugavalt, löövad nad tegevustes aktiivselt kaasa ning sündmuse sisu jääb neile paremini meelde. Parimaks reklaamiks on rõõmus ja rahulolev osaleja, seega on mõistlik toitude pakkumine ning sobiva miljöö loomine varakult läbi mõelda.

Alljärgnevad küsimused on sulle abiks sobivaima toitlustuse ja ruumikujunduse valikul, et korraldatav konverents, firmapidu, pulm või muu sündmus oleks meeldejääv ja nauditav.

1. Miks ja millal võiksid mõelda toitlustuse peale?

Kui sündmus kestab üle mõne tunni, vajavad osalejad vahepeal puhkust ja kehakinnitust. Tühi kõht väsitab, muudab rahulolematuks ning raskendab sündmuse nautimist. Selline sündmuse korraldus võib rikkuda kogu sündmuse meeleolu, ei kutsu taasosalema, vähendab positiivset tagasisidet ning halvemal juhul võite kaotada potentsiaalseid kliente.

Kas sündmusel on mõtet pakkuda toitlustust, sõltub tavaliselt sündmuse pikkusest. Pooletunnisel sündmusel pole toit oluline, kuid joomise võimalus võiks olemas olla. Konverentsidel, seminaridel ja muudel pikematel sündmustel on söögi pakkumine kindlasti vajalik. Hommikust õhtuni toimuval sündmusel oleks mõistlik pakkuda vähemalt korra sooja sööki ning teha kaks kohvipausi. Kui korraldaja seminari lõunal toitu ei paku, peaks paus piisavalt pikk olema, et osalejad jõuaksid ümberkaudsetesse toidukohtadesse sööma minna.

2. Kuidas valida sobiv catering firma?

Head cateringi teenust pakkuvad ettevõtted lähtuvad klientide vajadustest ja soovidest, järgides seejuures toiduohutuse nõudeid. Suurtel catering firmadel on vahendid, kogemused ja vilumus erinevate sündmuste ja ootamatustega toime tulekuks, väiksemate ettevõtete pakutavad teenused võivad aga piisava inventari ja tööjõu puudumise tõttu piiratud olla. Viimast tasub silmas pidada suursündmust organiseerides. Arvestada tuleb ka sündmuse formaadiga ning külastajate toidueelistustega (taimetoitlased, vegan, toortoitlased, frutariaanid, allergikud jne). TehaseCatering on loonud näidismenüüd (link näidismenüüdele), et saaksite tutvuda meiega pakkumistega.

Soovitused sobivaima teenusepakkuja valikuks:

Eelarve – enne hinnapäringute saatmist mõtle läbi toitlustuse eelarve. See lihtsustab sul hilisemaid läbirääkimisi, menüü ja personali planeerimist.
Soovitused ja taustauuring – küsi tuttavatelt soovitusi catering firma valikul, uuri teenust pakkuvate ettevõtete kogemusi ja saada päringud mitmele ettevõttele.
Pakutav teenuste hulk ja kvaliteet – veendu, et ettevõtted pakuksid kõiki sinu soovitud teenuseid või leia võimalus lisateenuseid tellida. Näiteks osad cateringi teenuseid pakkuvad ettevõtted valmistavad ja toovad toidu kohale, kuid selle serveerimiseks ja koristamiseks tuleb korraldajal eraldi personal palgata. Kui soovid tellida ka teenindust, küsi teenindajate väljaõppe ja kogemuse kohta.
Testi proovimenüüd ja uuri koguste kohta – võimalusel proovi cateringi firma poolt pakutava menüü toite. Seejuures arvesta, et toidukvaliteedil võib olla suur vahe olenevalt sellest, kas sööki on valmistatud proovimiseks 2 või külaliste jaoks 500 portsjonit. Toidu testimine annab sulle võimaluse ka kokaga kohtuda, näha tema tööstiili ja paindlikkust. Uuri toorainete kohta – kas toit valmistatakse sügavkülmutatud valmistoodetest või tehakse värsketest koostisosadest. Lõpetuseks küsi kindlasti võimalikult konkreetset toitude kogust – olukord, kus toit enne järjekorra lõppemist otsa saab, jätaks kogu sündmusest halva mulje.
Erivajadused ja ootamatused – uuri, kuidas tuleb cateringi teenust pakkuv ettevõte toime erivajaduste ja ootamatustega – näiteks võib sündmuse algus pool tundi edasi lükkuda või külaliste seas leiduda toiduallergiaga inimesi.
Hinda suhtlust läbirääkimiste ajal – kaua läks toitlustajal aega su päringule vastamiseks, kui sujuvad olid läbirääkimised ning kui professionaalse mulje teenusepakkuja jättis sulle – kõik see annab hea eelaimduse, milliseks kujuneb koostöö sündmuse ajal.

3. Kui palju maksab catering teenus?

Üldiselt peab paika reegel – mida kallim hind, seda kvaliteetsem teenus ja toit. Keskmised toitlustamise kulud ühe inimese kohta on järgmised:

seminaril 16-18€,
vastuvõttudel koos alkohoolsete jookidega 20-30€,
buffet sünnipäevadel ja sündmustel 33-40€,
galasündmustel 40-55€.
Hinnakujundusel mängivad rolli osalejate arv, sündmuse pikkus, toidu ja teenuse kvaliteet ning muud tegurid. Uuri catering firma hinnapakkumist hoolikalt – mis lõpphinnas sisaldub, kui suured kogused ja mitu teenindajat on sündmuse jaoks arvestatud – et pärast ei tuleks ootamatut juurdemaksmise kohustust.

4. Millist informatsiooni ootab toitlustaja sündmuse korraldajalt?

Sündmuse edukaks läbiviimiseks tuleb korraldajal ja catering ettevõttel korduvalt omavahel suhelda. Toitlustajal on vaja sündmuse läbiviijalt järgmist informatsiooni:

sündmuse kirjeldus, toimumiskoht, kava ja täpsed kellaajad;
soovitud teenused ja tooted (toidu ja jookide eelistused, sööginõude, lauakatete, laudade-toolide ning teeninduse vajadus);
võimalikult palju konkreetset ja täiendavat infot (söögisaali ja abiruumide suurus, asukoht ja neile ligipääsetavus, osalejate vanus, rahvus ja teadaolevad erivajadused).

5. Mida on catering ettevõttel sündmuse edukaks toitlustamiseks vaja?

Catering ettevõtte tasemest hoolimata, ei saa sündmus õnnestuda, kui toitlustamiseks vajalikud tingimused on täitmata. Catering firmal on vaja alljärgnevat:

mõistlikku läbirääkimiste perioodi menüü, detailide ja söögilaudade asetuse paika panekuks (need peaksid paigas olema hiljemalt 1 nädal enne sündmuse algust);
abiruume, kuhu toitlustaja mahub ladustama toitu, sööginõusid ja kus kokad ning teenindajad saaksid toimetada;
piisavalt aega laudade ja toidu ettevalmistuseks, ülespanekuks ja koristamiseks.

6. Toitlustus on üks esimestest asjadest, millele pikemat sündmust korraldades mõeldakse. Mis kasu saab korraldaja aga ruumikujundusest?

Keskkond, kus me elame, töötame, peame koosolekuid, konverentse ja pidusid on väga oluline.

Meeldiva atmosfääri loomisele tasub rõhku panna mis tahes iseloomuga sündmustel – see loob hea meeleolu, laseb inimestel ennast mugavalt tunda ning aitab kaasa sündmuse õnnestumisele.

Kui sündmus toimub elutus, kõledas ja määrdunud ruumis, muudab see osalejad morniks ja sündmuse sisu osas ükskõiksemaks – vaevalt et sa sellist kogemust soovid külalistele pakkuda. Samal ajal kaunis ruum, ilusad dekoratsioonid, hea lõhn, sobiv valgustus, värvivalikud ja taustamuusika muudavad sündmuse üldmulje rõõmsamaks ja osalejad erksamaks. Osalejad ei kiirusta äraminekuga ja saavad rahulikult pidu või muud sündmust nautida.

Sobiva ruumikujundusega saame panustada enda ja külaliste heaolule. Rahulolev osaleja annab positiivset tagasisidet ja soovib sündmusel teinekordki osaleda – saame soojendada kliendisuhteid või valmistada rõõmu lähedastele ja sõpradele.

7. Mida ootab kujunduspartner korraldajalt?

Kui oled otsustanud ruumide kaunistamiseks kujundusteenuseid pakkuvat firmat kasutada, on korduv omavaheline suhtlus soovitud tulemuse saavutamiseks väga oluline. Sujuvaks koostööks on kujunduspartneril vaja teada:

sündmuse toimumisaega ja iseloomu;
ruumi võimalikult täpseid mõõte ja kõrguseid;
toidulaudade, baarileti ning muu mööbli paigutust.
Paku kujunduspartnerile välja oma ideed, värvi eelistused ning võimalusel too ka konkreetseid näiteid piltide või joonistega. Sel viisil saab ruumikujundaja kõige paremini ülevaate sinu stiilist ja soovidest. See võimaldab tal sinu head ideed harmooniliseks tervikuks siduda ja teostada.

Nagu ka toitlustuse puhul, on vaja ettevalmistusteks ja ruumikujunduseks enne peo algust piisavalt aega planeerida.

8. Mida võiks sündmuse korraldaja veel silmas pidada toitlustust ja ruumikujundust planeerides?

Sündmuse korraldamisele tuleb aegsasti mõelda. Sobiva catering firma ja ruumikujunduse partneri otsinguid alusta juba mitu kuud enne sündmuse toimumisaega.
Aja säästmiseks on mugavam tellida kõik võimalikud teenused ühest kohast.
Arvesta osalejate erivajaduste ja –soovidega. Menüü koostamisel pea meeles taimetoitlaseid ja allergikuid. Kui sündmusele on oodata liikumisraskustega inimesi, arvesta sellega ruumide rentimisel ja kujundamisel.
Kui sündmusele on oodata lapsi, võid organiseerida neile eraldi menüü ja söögilaua. Samuti tuleb saali dekoreerimisel laste ohutusele rohkem tähelepanu pöörata.
Kui sündmus toimub väljas, ole valmis ilmamuutuseks ning mõtle läbi ka teised mustad stsenaariumid.
Ruumikujundusel on oluline osa ka valgustusel. Efektvalgustusega saad kujundust esile tuua ja värve lisada.
Kokkuvõte

Hästi valitud toitlustus ja ruumikujundus muudavad su sündmuse meeldejäävaks ja nauditavaks, olgu sündmuseks konverents, pulm, firma- või sünnipäevapidu. Et kõik õnnestuks, alusta catering firma ja kujunduspartneri otsinguid juba mitu kuud enne sündmuse toimumist. Ülesanded ei lõpe aga sobiva partneri välja valimisega ning pidev kommunikatsioon toitlustaja, kujundaja ning korraldaja vahel on õnnestumise võtmeks. Mida rohkem detaile enne sündmuse algust kokku lepite, seda rahulikumalt saad sündmusel muudele kohustustele keskenduda või pidupäeva nautida. * Artikkel kuulub Lauluväljakule, kaitstud autoriõigusega ning selle levitamine ja paljundamine, välja arvatud isiklikuks kasutamiseks, keelatud. Lubatud on blogi artikli kasutamine õppetöös ja raamatukogudes. Blogi artikli tsiteerimine on lubatud koos viitega allikale. http://lauluvaljak.ee/blogi/8-kusimust-uritusele-toitlustuse-ja-ruumikujunduse-valikuks/